CONTENIDO
CONCEPTO DE CONTROL
El control es la etapa
de la administración que establece normas de rendimiento, mide e informa sobre
el desempeño real, realiza la comparación y adopta medidas correctivas o
preventivas.
La función de control consiste
en la supervisión del rendimiento de la empresa para asegurarse de que los
objetivos se están cumpliendo.
TIPOS DE CONTROL
Control
preliminar: son los realizados antes que el proceso
operacional comience. Esta incluye la creación de políticas, procedimiento y
reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas
con propiedad.
Control
concurrente: se aplican durante la fase operacional.
Esta incluye dirección, vigilancia, sincronización de las actividades que
acurran para que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones requeridas.
Control
de retroalimentación: se enfoca sobre el uso de la
información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones.
Otros
tipos de control son:
Controles previos a la acción (pre-controles). Garantizan que antes de emprender una acción se haya hecho el presupuesto de los recursos humanos, materiales y financieros que se necesitarán.
Controles previos a la acción (pre-controles). Garantizan que antes de emprender una acción se haya hecho el presupuesto de los recursos humanos, materiales y financieros que se necesitarán.
Controles
directivos o de dirección: llamados también de avance o
cibernéticos, tienen por objeto descubrir las desviaciones respecto a alguna
norma o meta y permitir que se realicen acciones correctivas antes de terminar
las acciones.
Control
a corriente: este tipo de control se realiza a lo
largo de todo el proceso de producción y/o servicio.
Controles
posteriores a la acción: miden los resultados de una acción que ha
concluido
El
control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los
subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se
están llevando a cabo. El control puede
servirnos para: crear y obtener una mejor calidad, enfrentarse a los cambios,
agregar valor a los productos o servicios que se producen en dicha empresa y
facilitar el trabajo en equipo.
De
aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a
través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo
planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y
corregir dichos errores.
PRINCIPIOS DEL CONTROL
La aplicación racional del control debe fundamentarse en los
siguientes principios:
Equilibrio:
A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el
grado de control correspondiente.
De los objetivos:
Se refiere a que el control existe en función de los
objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los
objetivos preestablecidos.
De la oportunidad:
El control, para que sea eficaz, ser oportuno, es decir,
debe de aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea
posible tomar medidas correctivas, con anticipación. Un control cuando no es
oportuno, carece de validez y, obviamente, reduce la consecuencia de los
objetivos al mínimo.
De las desviaciones:
Todas las variaciones o desviaciones que se presenta en
relación con los planes deben de ser analizados detalladamente, de tal manera
que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las
medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
Costeabilidad:
El establecimiento de un sistema de control debe justificar
el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas
reales que este reporte.
De excepción:
El control debe aplicarse, preferentemente, a las
actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir
costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones
estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia de
métodos probabilísticas, estadísticos o aleatorios.
De la función controlada.
La función controladora por ningún motivo de comprender a la
función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es
básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no
debe de estar involucrada con la actividad a controlar.
FUENTE:
Münch Galindo, García
Martínez
Del carácter administrativo del control:
Es necesario distinguir “las operaciones” de control, de “la
función” de control.
La función es de carácter administrativo y es la respuesta
al principio de la delegación: esta no se podría dar sin el control como ya lo
hicimos notar. En cambio “las operaciones son de carácter técnico. Por lo
mismo, son un medio para auxiliar a la línea en sus funciones. Por ello, deben
actuar como staff. De ahí la necesidad de convencer y no “imponer”, los
medios de control.
De los estándares.
El control es imposible si no existen “estándares” de alguna
manera prefijados, y será tanto mejor, cuantos más precisos y cuantitativos
sean dichos estándares.
Si el control es comparación de lo realizado con lo
esperado, es lógico que, de alguna manera, suponga siempre una base de
comparación previamente fijada.
De carácter medial del control:
De él se deduce también espontáneamente una regla: un
control solo deberá usarse si el trabajo, gasto, etc., que impone, se justifica
ante los beneficios que de él se esperan.
Del principio de excepción:
El control administrativo es mucho más eficaz y rápido,
cuando se concentra en los casos en que no se logró lo previsto, más bien que
en los resultados que se obtuvieron como se había planeado.Este importante principio,
tiende a aprovechar los beneficios que resultan de considerar como lo ordinario
el cumplimiento de las previsiones, y las desviaciones imposibles de evitar,
como lo excepcional: hacia estas desviaciones es a donde debe dirigirse toda la
atención.
FUENTE:
Reyes Ponce Agustín
Para informaciones complementarias ver este video:
CONTROL SU PROCESO Y REGLAS
Un sistema de control inicia por fijar un conjunto
de normas de desempeño realista y aceptable por las personas involucradas. Las
normas pueden ser cuantitativas o cualitativas. Una norma eficaz tiene las
mismas características que un objetivo eficaz.
El proceso de
control consiste en tres pasos separados y distintos:
1.- Medir el desempeño real
2.- Comparar el desempeño actual contra una norma o estándares.
3.- Tomar acción general para corregir desviaciones o normas inadecuadas.
Antes de analizar cada paso en detalle, debe estar consciente de que el proceso
de control supone de las normas de desempeño ya existen. Estas normas son los
objetivos específicos contra los cuales podrá medirse el avance. Se crea
durante el proceso de planificación.
- Los
pasos o etapas del control son:
a) Establecimiento de los medios de control.
b) Operaciones de recolección y concentración de
datos.
c) Interpretación y valoración de los resultados.
d) Utilización de los mismos resultados.
- Entre la
variedad de medios de control posibles en cada campo hay que escoger los
que puedan considerarse como estratégicos.
- Los
sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible, la estructura de
la organización.
- Al
establecer los controles, hay que tener en cuenta su naturaleza y la de la
función controlada para aplicar el que sea más útil.
- Los
controles deben ser flexible.
- Los
controles deben reportar rápidamente las desviaciones.
- Los
controles deben ser claros para todos cuantos de alguna manera han de
usarlo.
- Los
nuevos controles deben llevar lo más concentrados que sean posible a los
niveles administrativos, que los han de utilizar.
- Los
controles deben conducir por si mismos de alguna manera a la acción
correctiva.
- En
utilización de los datos del control deben seguirle un sistema.
- El
control puede servir para:
a. Seguridad en la acción seguida.
b. Corrección de los defectos.
c. Mejoramiento de lo obtenido.
d. Nueva planeación general.
e. Motivación del personal.
(Reyes Ponce)
En un sistema de control, la desviación se refiere a la magnitud de la
discrepancia de los parámetros del desempeño con relación a los resultados
reales. Después de evaluar la discrepancia entre el desempeño y la norma, el
administrador tiene tres cursos de acción posibles; no hacer nada, resolver el
problema o modificar la norma.
El control funciona en coordinación de un presupuesto, que es, un plan, expresado
en términos numéricos, para asignar recursos.
(DuBrin)
Sistemas de información en el control de las operaciones, pueden operar a
través de estaciones de entrada y salida de información colocada en distintas
partes del planeta, mediante una computadora.
(Koontz, O’Donnell, &
Weihrich, sa)
Los sistemas de información hablan en términos de consto y efectividad,
la reducción de costos es, con frecuencias, el objetivo principal al diseñar y desarrollar
un sistema nuevo.
(Isaac). Ver vídeo informativo
Reglas del proceso
de control
Hay que distinguir, ante
todo, los pasos o etapas de todo control:
- Establecimiento
de los medios de control.
- Operaciones
de recolección de datos.
- Interpretación
y valoración de los resultados.
- Utilización
de los mismos resultados.
La primera, y la última
de estas etapas son esencialmente propias del administrador.
La segunda, ciertamente es del técnico en el control de que se trate. La tercera, suele ser del administrador, con la ayuda del técnico.
Entre la innumerable variedad de medios de control posibles en cada grupo, hay que escoger los que puedan considerarse como estratégicos
La segunda, ciertamente es del técnico en el control de que se trate. La tercera, suele ser del administrador, con la ayuda del técnico.
Entre la innumerable variedad de medios de control posibles en cada grupo, hay que escoger los que puedan considerarse como estratégicos
CLASIFICACIÓN DE LOS MEDIOS DE CONTROL
El
termino sistema designa un conjunto de elementos entre relación dinámica
organizada en función de un objetivo, con vista a lograr los resultado del
trabajo de una organización (J. DE ROSNAY). Un sistema de Control
de Gestión (CG) es una estimulación organizada para que los “manayers”
descentralizados tomen sus decisiones a su debido tiempo, permite alcanzar los
objetivos estratégicos perseguidos por cada empresa para mantener la eficiencia
organizativa y facilitar la toma de decisiones es fundamental controlar la
evolución del entorno y las variables de la propia organización que pueden
aceptar afectar su propia supervivencia.
Sistema de Creencias
El
sistema de creencia es lo que opinamos sobre nosotros mismos, sobre los demás y
sobre la vida. Todo el conjunto de creencias es nuestro paradigma personal. El
paradigma nos sirve de lente para interpretar la realidad. Crea un filtro y en
base a ese tomamos decisiones, nos conducimos por el mundo y nos influye en
cómo nos sentimos y pensamos en todo los momentos del día.
Son
los valores sobre los cuales hemos decido inconsciente o conscientemente vivir
nuestra vida.
Como
se crea un sistema de creencias?
El
proceso de incorporación de creencias es silencioso, generalmente no nos damos
cuenta del momento en que decidimos
aceptar una creencia como propia.
Se
produce en un instante donde se alinean varios aspectos como:
-
la experiencia que acabas de vivir,
_
por alguien emocionalmente importante para nosotros, que tiñe la experiencia
con su propia interpretación y
-
que algo sucede en nuestro ser que le abre la puerta a esa creencia y la
acepta.
Sistema de Establecimientos de Límites
Como
se puede determinar hasta dónde puede llegar una empresa?
Si
queremos tener existen lo que hacemos, hay que partir de una forma de pensar en
la cual no haya limites, en la que no nos pongamos nosotros más barreras de las
que hay, cuando alguien crea una empresa, suele pensar en algunas limitaciones
propias del negocio: crecimiento, volumen de ingresos o beneficios, esfuerzo
dedicado al mismo.
Una
empresa es más bien una ficción legal que relaciona contractualmente a
distintas personas, con preferencias expectativas y objetivos puestos, pero que
se coordinan en un objetivo común, el que de manera abstracta puede plantearse
en la búsqueda de un beneficio empresarial
(Jenesen y Mecling, 19976: 327, en Fox, 1994:29).
Ronald
Coase presento la naturaleza de la firma
separándola del resto del mercado. Por un lado, el autor muestra que estar al
tanto de la investigación de Hhayek (1937) cuando afirma que “el
economista ve el sistema económico como algo coordinado por el mecanismo de
precios en el que la sociedad se convierte, no en una organización sino en un
organismo” (Coase, 1973:559).
Sistema de Control de Diagnostico
El
Diagnóstico Administrativo es un estudio sistemático, integral y periódico que
tiene como propósito fundamental conocer la organización administrativa y el
funcionamiento del área objeto de estudio, con la finalidad de detectar las
causas y efectos de los problemas administrativos de la empresa, para analizar
y proponer alternativas viables de solución que ayuden a la erradicación de los
mismos.
SISTEMA DE CONTROL INTERACTIVO
Kaplan y Norton (2004) describen cómo el CMI ha demostrado ser una
herramienta adecuada para comunicar la estrategia, ya que es muy útil para
describirla, lo cual no es tarea sencilla. Muy a menudo, los ejecutivos de una
misma organización describen la estrategia de la compañía de modo diferente. El
CMI permite describir la estrategia en forma de mapa, explicando además de su
historia las relaciones de causa-efecto. De esta forma, se ha convertido en un
sistema de gestión estratégica, como una nueva versión más completa y valiosa
de los tradicionales sistemas de planificación y control estratégico (Kaplan
y Norton, 1996).
ALGUNOS SISTEMAS MODERNOS
Comúnmente
todas las técnicas de Planeación son Técnicas o Métodos de control a partir del
momento en que se determina un objetivo, por cual un adecuado control dependerá
de una adecuada planeación y viceversa.
Existen diferentes técnicas de planeación y control
que usa un ejecutivo. Por ejemplo, las normas administrativas que son un tipo
de planeación importante, también se usa para propósitos de control. En forma
similar los presupuestos son planes, y su uso, adecuadamente llamado
formulación de presupuestos, es esencialmente una función de control, así como
los estudios de evaluación de personal están realizados de acuerdo con el
proceso de control.
A continuación, se muestra algunas técnicas de control más comúnmente usadas:
1.
Presupuesto: Un mecanismo ampliamente usado para el control administrativo es el
presupuesto. Por tanto, la presupuestación es el mecanismo para llevar a cabo
el control. Es la formulación de
planes para un determinado periodo futuro en términos numéricos.
2.
Balance General Comparativo: Son especialmente útiles en
el control del funcionamiento general de la empresa. En él puede observarse los
cambios que se efectúan y analizarse los desarrollos generales.
3.
Estado De Ganancias Y Perdidas: Muestran en forma
breve el monto del ingreso, las deducciones y el ingreso neto. Estados de
ganancias y pérdidas comparativos permite al gerente localizar dificultades y
ponerles remedio.
4.
Auditoria Financiera: La auditoría financiera es
la inspección periódica de los registros contables, para verificar que estos
hayan sido adecuadamente preparados y estén correctos, además ayuda al control
general de la empresa. Se realiza para hacer
comprobaciones de la exactitud de los registros, y al mismo tiempo revisa y
evalúa los proyectos, actividades y procedimientos de la empresa
5.
Auditoria Administrativa: Es la confrontación
periódica de la planeación, organización, ejecución y control administrativo de
una compañía. Revisa el pasado, presente y futuro de empresa. Además, chequea
las diferentes áreas de la compañía con el fin de verificar si están logrando
el máximo resultado de sus esfuerzos.
6.
Reportes – Informes: Son
todos aquellos que facilitan el proceso de control, ejemplo reportes de
producción, informes de embarque, reportes financieros etc. El estudio de los
datos que ellos arrojan y su comparación con otros reportes similares, ayudan
al gerente a la toma de decisiones y a un mayor conocimiento del estado de la
empresa.
7.
Análisis Estadístico: Es
muy importante para un buen control los análisis estadísticos de los
innumerables aspectos de la operación de un negocio o empresa, así como la
presentación clara de estos, ya sean históricos o de pronóstico.
8.
Gráfica De Punto De Equilibrio: La gráfica de punto
de equilibrio es un interesante método de control, ella ilustra la relación
entre las ventas y los gastos de manera que indica qué volumen de ingresos
cubre en forma exacta los gastos. Un volumen inferior de las ventas con
respecto al punto de equilibrio ocasionaría perdidas y uno superior trae mayor
utilidad.
9.
La gráfica de gantt: Aunque el concepto es
simple, esta gráfica muestra las relaciones de tiempo entre los eventos de un
programa de producción, se ha considerado como la innovación revolucionaria de
la administración. Lo que Gantt identificó fue que las metas totales del
programa deben considerarse como una serie de planes derivados (eventos)
interrelacionados, que las personas pueden comprender y seguir. Los progresos
más importantes de este tipo de control reflejan este principio simple y
también principios básicos de control como la elección de elementos
estratégicos o críticos de un plan para verificarlos en forma cuidadosa.
10. Pert (Técnica De
Revisión Y Evaluación De Programas): La técnica del PERT, se
utiliza en forma amplia en muchas operaciones y en particular en proyectos de
construcción. Esta técnica capacita a los administradores para saber que
tendrán problemas en áreas como costos o entregas a tiempo, a menos que tomen
una acción ahora mismo.
ver vídeo complementario:
BIBLIOGRAFÍA
28/06/2020
4:55pm
Obtenido en
jibe-administración – etapas- de planeación, fandom.com/es/ wiki/control-administrativo.
(Consultado el 25 de junio de 2020).
El
enlace del video:
https://www.gestiopolis.com/diagnostico-administrativo/,http://www.observatorio-iberoamericano.org/RICG/N%C2%BA_8/Alberto%20Ballv%C3%A9%20y%20Oriol%20Amat.pdf
28/06/2020 4:21pm
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